हम किसी भी कंपनी में कंप्यूटर ऑपरेटर या इस से रिलेटेड कोई भी वर्क करते हैं तो हमको ईमेल करना आना चाहिए। या आप किसी कंपनी में ऐसी ही जॉब के लिए इंटरव्यू देने जा रहे हैं तो आपको ईमेल राइटिंग आनी चाहिए। आज इस लेख में आपको बताएंगे ईमेल राइटिंग स्किल्स क्या होती कैसे अच्छा ईमेल लिखें और उसमे कैसे सुधार करें। तो चलिए शुरू करते हैं।
ईमेल क्या होता है?
ईमेल का मतलब होता है इलेक्ट्रॉनिक मेल। अगर आपको किसी को कोई सूचना देनी है किसी से बात करनी है तो आप ईमेल के जरिए ये काम कुछ ही सेकिंडो में कर सकते है ईमेल के आ जाने से बहुत फायदा हुआ है।
पहले समय में कोई व्यक्ति अगर चिट्ठी के माध्यम से किसी को कोई सूचना देता था तो इसमें कई दिन और महीने तक लग जाया करते है। लेकिन आज कुछ ही सेकिंडो में कितनी भी दूर बैठे हुए व्यक्ति को सूचना पहुंच जाती है।
ईमेल में हमें इलेक्ट्रॉनिक संचार प्रणाली पर संदेश भेजना, लिखना, प्राप्त करना, और संग्रह करना शामिल होता है। ईमेल इंटरनेट के माध्यम से भेजा जाता है इसलिए ये तेजी से पहुंचता है हां कभी कभी सर्वर की वजह से थोड़ा बहुत समय लग जाता है। लेकिन जरूरी नहीं ऐसा बार बार हो।
ईमेल राइटिंग स्किल्स क्या होती है?
ईमेल लिखने के कौशल को ईमेल राइटिंग स्किल्स कहते हैं। ईमेल लिखने का कौशल जिस व्यक्ति के अंदर होता है वह सही ढंग से ईमेल लिख सकता है। पहले के समय से आज का समय बहुत बदल गया पहले के समय में चिट्ठी लिखी जाती थी लेकिन आज ईमेल, व्हाट्सएप चैटिंग का जमाना है।
तो ऐसे में आपको ईमेल के बारे में पूरी जानकारी ले लेनी चाहिए लेख को अंत तक पढ़िए आपको ईमेल के बारे में पूरी जानकारी मिल जाएगी। ईमेल भेजने के लिए जीमेल का सबसे ज्यादा उपयोग किया जाता है जीमेल यानी गूगल मेल जो गूगल ने बनाया है।
ईमेल राइटिंग स्किल्स क्यूं महत्वपूर्ण हैं?
- इस स्किल्स के जरिए आप अच्छे कवर लेटर और रिज्यूम बना पाएंगे।
- इस ईमेल स्किल्स के जरिए आप किसी कंपनी के प्रोडक्ट का प्रचार प्रसार आसानी से कर सकतें हैं।
- जब आप इस स्किल्स में बेहतर होंगे तब आप टीम लीडर के तौर पर अपनी टीम मेंबर्स को भी गर्व के साथ सीखा पाएंगे।
ईमेल कैसे लिखें और कैसे सेंड करें?
सबसे पहले आपको अपने फोन या पीसी में जीमेल ओपन करें। और Compose के ऊपर क्लिक करें आपके सामने एक पेज खुलेगा फिर आप नीचे बताए हुए स्टेप्स को फॉलो करें।
STEP 1 – सबसे पहले आपको From लिखा हुआ दिखाई देगा वहां पर आपको अपनी ईमेल या जीमेल आईडी लिखनी है।
STEP 2 – फिर इसके बाद आपसे पूछा जायेगा To इसका मतलब है आप किस को मेल भेजना चाहते है जहां पर TO लिखा हुआ होता है वहां पर आपको उनकी ईमेल या जीमेल आईडी लिखनी होती है। आईडी लिखते वक्त विशेष ध्यान रखना चाहिए क्युकी अगर आपने आईडी गलत लिख दी जो आपके द्वारा भेजा ईमेल किसी और के पास पहुंच जाएगा अब उसमे आपकी कोई जरूरी सूचना भी हो सकती है।
STEP 3 – फिर इसके बाद ठीक नीचे आपसे Subject पूछा जायेगा Subject मतलब आप किस लिए ईमेल लिख रहे है आपका ईमेल किस बारे में है वो Short में Subject में आपको लिखना होगा।
STEP 4 – इसके अंदर आपको अपना मेल लिखना है और मेल को ध्यान पूर्वक लिखें एक बार मेल लिखने के बाद दुबारा चेक करें कहीं कोई गलती तो नहीं हुई है।
STEP 5 – फिर ऊपर राइट साइड में बीच वाले ऑप्शन पर क्लिक करके मेल सेंड करना है। जैसे ही आप उस बटन पर क्लिक करेंगे मेल सेंड हो जायेगा।
अपनी ईमेल राइटिंग स्किल्स में सुधार कैसे करें?
अपनी ईमेल राइटिंग स्किल्स को सुधारने के लिए आप नीचे बताए गए तरीको को फॉलो करें।
शॉर्ट फॉर्म में मेल लिखने से बचे मतलब मेल में शॉर्ट फॉर्म लिखने की वजहें पूरी फुल फॉर्म लिखें जिस से सामने वाले को मेल पढ़ते समय ऐसा ना लगे आपने सिर्फ खाना पूर्ति के लिए मेल लिखा है।अगर जरूरी हो तो अपने मेल में File भी एड करें।
अपने मेल में भाषा का विशेष ध्यान रखें गलत भाषा का उपयोग न करें साफ और अच्छी भाषा में मेल लिखें जिस से मेल पढ़ने वाले को आपका मेल अच्छा लगे और वो आपके मेल का रिप्लाई भी करें।
मेल भेजने से पहले आपने मेल को दुबारा पढ़े कही कोई कमी या कोई गलती तो नहीं है ग्रामर का भी विशेष ध्यान रखें।
अगर आप बिजनेस के लिए मेल भेज रहे हैं तो समय का विशेष ध्यान रखें जिस से आपको रिप्लाई आने की सम्भावना बढ़ जाती है। क्युकी अगर आप किसी को ऐसे समय मेल करेंगे जब उनका बिजनेस वर्किंग हॉर्स में नही है तो रिप्लाई कोन करेगा।
आपके पास जो कंपनी के मेल आते है उन्हे देखिए वो मेल कैसे लिखे गए है और लिखने की प्रैक्टिस करके आप अपनी ईमेल राइटिंग स्किल्स में सुधार कर सकते हैं।
Setting में जाकर आप अपने अकाउंट की सेटिंग कर सकते हैं और Help and Feedback में जाकर सपोर्ट टीम से Help ले सकते हैं और अपना Feedback दे सकते हैं।
यह लेख भी पढ़े : स्किल्स क्या होती है पूरी जानकारी हिंदी में।
फॉर्मल ईमेल, इनफॉर्मल ईमेल, और सेमी फॉर्मल ईमेल क्या है?
फॉर्मल मेल किसी कंपनी के द्वारा बिजनेस के लिए लिखे जाते है यह ईमेल किसी सरकारी ऑफिस, कॉलेजेस, अन्य अधिकारियों को लिखे जाते हैं।
इनफॉर्मल ईमेल किसी परिवार, दोस्त, रिश्तेदार को लिखे जाते हैं,
सेमी फॉर्मल ईमेल कॉलेजेस में किसी प्रोजेक्ट के लिए लिखे जाते है।
ईमेल राइटिंग से संबंधित कुछ सवाल और जवाब
Q. मेल में Schedule Send का क्या मतलब होता है?
A. इस सेटिंग में जाकर आप अपने मेल का Schedule यानी आपको किस समय और तारीख पर मेल भेजना है ये सेट कर सकतें हैं।
Q. मेल में Add From Contacts का क्या मतलब है?
A. Add From Contacts के जरिए आप अपने मेल में फोन कॉन्टैक्ट नंबर को भी एड कर सकते है जैसे किसी को आपको किसी का फोन नंबर देना हो।
Q. मेल में Save Draft का क्या मतलब है?
A. Save Draft के जरिए आप अपने मेल को एस ए ड्राफ्ट सेव कर सकते है जिससे आप उसमे बाद में कुछ एड करके सेंड कर सकते हैं।
Q. मेल में Discard का क्या मतलब होता है?
A. Discard का मतलब आपको द्वारा लिखे गए उस मेल को न ही सेव करना है और न ही सेंड करना है तब आपको Discard को चुनना है।
निष्कर्ष :
आज मैने आपको ईमेल राइटिंग स्किल्स क्या होती है, ईमेल क्या होता है, ईमेल कैसे लिखते हैं अपनी ईमेल राइटिंग स्किल्स में सुधार कैसे करें, से संबंधित सारी जानकारी देने की कोशिश की आपको मेरे द्वारा दी गई जानकारी कैसी लगी कॉमेंट बॉक्स के जरिए जरूर बताएं। अपने दोस्तो को भी शेयर करना ना भूले।
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